Track Changes là chức năng giúp ghi lại các thao tác sửa đổi của bạn trong một văn bản Word. chức năng này đặc biệt hữu ích đối với các tài liệu có nhiều tác giả. Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu cách dùng Track Changes trong Word.
Cách bật Track Changes
Đầu tiên bạn hãy mở tài liệu Word cần biên tập. Để bật Track Changes, bạn bấm vào Review >> Track Changes.
Khi Track Changes được bật, bạn sẽ thấy biểu tượng của chức năng này được in đậm như sau: 
Sau đó, bạn tiến hành chỉnh sửa tài liệu như bình thường. Các sửa đổi sẽ được định dạng với màu chữ đỏ, với đánh dấu gạch dọc ở lề.
Đồng thời, nếu bạn xóa một phần văn bản cũ, phần đó sẽ bị gạch đi. Nhờ đó, bạn sẽ không bị nhầm lẫn với văn bản mới.
Bạn có thể bấm vào dấu gạch dọc ở lề để tạm thời ẩn đi phần cũ. Chỉ còn lại phần đã được chỉnh sửa. Màu sắc lúc này cũng chuyển lại thành màu đen như thông thường.
Đồng ý/ từ chối sửa đổi
Nếu người khác dùng Track Changes để sửa đổi tài liệu của bạn, bạn có thể sẽ đồng ý hoặc từ chối sửa đổi đó. Để làm việc này, bạn hãy nhấp chuột phải vào phần văn bản đã được sửa đổi.
Trong menu xuất hiện, hãy chọn “Accept” – Đồng ý, hoặc “Reject” – Từ chối.
Sau khi bấm Accept, văn bản mới sẽ được thay thế. Ngược lại, nếu bạn chọn Reject, văn bản cũ sẽ được giữ nguyên và văn bản mới bị mất đi.
Nếu bạn muốn Đồng ý tất cả sửa đổi, hãy mở Review >> Accept >> Accept All Changes.
Tương tự nếu muốn từ chối tất cả sửa đổi, bạn mở Review >> Reject >> Reject All Changes.
sửa đổi lắp đặt Track Changes
Track Changes có một số lắp đặt của riêng nó và bạn có thể sửa đổi cho phù hợp với công việc của mình.
Đầu tiên, bạn bấm vào nút mũi tên (mở rộng) ở phần Tracking.
Lúc này một cửa sổ Track Changes Options sẽ xuất hiện với những lựa chọn hiển thị ở mục Show. Đây là nơi bạn chọn các yếu tố muốn hiện ra hoặc ẩn đi trong khi dùng Track Changes.
Để lắp đặt nâng cao hơn nữa, bạn chọn Advanced Options.
Ở hộp thoại tiếp theo, bạn có thể lắp đặt nâng cao về màu sắc cũng như cách đánh dấu các sửa đổi. Hãy chỉnh sửa tùy ý theo ý mình để có được giao diện Track Changes ưng ý nhất.
Khi hoàn thành, bạn nhớ bấm OK để lưu lại sửa đổi.
Chọn kiểu Markup
Khi dùng Track Changes, bạn có thể sửa đổi kiểu Markup để ẩn hoặc hiện các sửa đổi của mình trên văn bản.
Bạn bấm vào phần Markup ở hộp Tracking để các lựa chọn xuất hiện. Nếu chọn All Markup, tất cả các sửa đổi sẽ được đánh dấu trên văn bản.
Nếu chọn No Markup, bạn sẽ thấy tài liệu chỉ hiển thị văn bản đã sửa đổi, không có văn bản cũ.
Simple Markup chỉ hiện thị văn bản mới, đồng thời cũng đánh dấu sự sửa đổi bằng một dấu gạch dọc ở ngoài lề. Ngoài ra, Original chỉ hiển thị văn bản đầu tiên của tài liệu.
Bạn cũng có thể chọn những yếu tố Markup được hiện ra bằng cách chọn Show Markup, sau đó chọn hoặc bỏ chọn:
- Comments: Hiển thị bình luận
- Insertions and Deletions: Hiển thị phần được thêm và xóa
- Balloons: Hiển thị sang bên phải
- Specific people: Hiển thị người chỉnh sửa
Xem các sửa đổi ở cửa sổ khác
chức năng xem sửa đổi ở cửa sổ khác sẽ tạo ra một danh sách sửa đổi để bạn dễ dàng nắm bắt những thao tác đã được làm.
Bạn nhấn vào Reviewing Pane trên ô Tracking, sau đó chọn Reviewing Pane Vertical (Xem ở dạng dọc)… hoặc Reviewing Pane Horizontal… (Xem ở dạng ngang.
Nếu chọn Reviewing Pane Vertical, một cửa sổ Revisions sẽ xuất hiện ở lề dọc của tài liệu. Tại đây bạn nắm bắt được cụ thể những sửa đổi đã được làm.
Bài viết trên đây đã hướng dẫn bạn dùng Track Changes để ghi lại nhật ký sửa đổi trên tài liệu. Hy vọng chức năng này sẽ giúp đỡ bạn có được phương pháp làm việc khoa học và hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công!
Track Changes là chức năng giúp ghi lại các thao tác sửa đổi của bạn trong một văn bản Word. chức năng này đặc biệt hữu ích đối với các tài liệu có nhiều tác giả. Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu cách dùng Track Changes trong Word.